Kort antwoord: Maak een contractoverzicht in 4 stappen: verzamel alle contracten, noteer de kerngegevens, bereken opzegdeadlines en kies een systeem om het bij te houden.
Het grootste probleem bij contractbeheer is niet de wil. Het is weten waar te beginnen. Dit stappenplan brengt structuur.
Stap 1: Verzamel alle contracten
- E-mailinbox: zoek op ‘contract’, ‘overeenkomst’, ‘welkom als klant’
- Gedeelde schijf: zoek op .pdf en .docx met ‘contract’ in de naam
- Bankafschriften: terugkerende betalingen zijn vaak contracten
- Boekhoudpakket: leveranciers waar je maandelijks facturen van ontvangt
Stap 2: Noteer de kerngegevens
Per contract: leverancier, type, startdatum, einddatum, opzegtermijn, opzegdeadline, jaarkosten en verantwoordelijke.
Stap 3: Bereken opzegdeadlines
Opzegdeadline = einddatum minus opzegtermijn. Stel een herinnering in 4 maanden voor deze deadline, niet op de deadline zelf.
Stap 4: Kies een systeem
- Spreadsheet: werkt, maar vereist discipline.
- Agenda: zet opzegdeadlines als terugkerende afspraken.
- Contractbeheersoftware: automatische signalering, geen handmatig bijhouden.
Praktische tip: Plan één middag om dit te doen. Een half gedaan overzicht is even gevaarlijk als geen overzicht.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het?
Voor 10–20 contracten reken je op 2–4 uur voor de eerste opzet.
Wat als ik een contract niet meer kan vinden?
Bel de leverancier en vraag om een kopie.