Kort antwoord: Schoonmaakcontracten worden zelden heronderhandeld en verlengen bijna altijd stilzwijgend. Bedrijven die actief vergelijken besparen gemiddeld 15 tot 30% op hun schoonmaakkosten, zonder in te leveren op kwaliteit.
Het schoonmaakcontract is een van de meest loyale contracten in het MKB. Niet omdat ondernemers zo tevreden zijn, maar omdat niemand er ooit naar kijkt. De schoonmakers komen, het kantoor is schoon, de factuur gaat door de boekhouding. Klaar.
Totdat je de factuur van drie jaar geleden naast de huidige legt. Dan zie je wat indexering, tariefswijzigingen en stilzwijgende verlengingen in de loop der jaren hebben opgeleverd. En dan schrik je.
Waarom schoonmaakcontracten zo vaak te duur zijn
Jaarlijkse indexering stapelt op
Schoonmaakcontracten bevatten bijna altijd een indexeringsclausule. Vaak gekoppeld aan de cao voor de schoonmaakbranche, die elk jaar stijgt. 3% per jaar over 5 jaar is 16% prijsstijging. Heb jij bijgehouden of de kwaliteit ook met 16% is verbeterd?
Niemand evalueert het uren- en frequentieplan
Bij het afsluiten van het contract is bepaald hoeveel uur per week er wordt schoongemaakt en met welke frequentie. Maar je bedrijf is veranderd. Minder medewerkers, hybride werken, een andere indeling. Het schoonmaakplan is nooit aangepast, waardoor je nog steeds betaalt voor de situatie van drie jaar geleden.
Stilzwijgende verlenging zonder vergelijking
Schoonmaakcontracten lopen typisch 1 tot 2 jaar met automatische verlenging. Als je niet tijdig opzegt, loopt het gewoon door. De meeste ondernemers missen dat moment en betalen daarna opnieuw een jaar of twee hetzelfde tarief.
Weetje: in de schoonmaakbranche zijn de marktprijzen de afgelopen jaren minder hard gestegen dan de cao-lonen suggereren. Leveranciers compenseren deels met efficiëntie. Wie vergelijkt, profiteert van die marktbeweging. Wie stilzwijgend verlengt, niet.
Waar zitten de besparingskansen?
1. Herevalueer het uren- en frequentieplan
Hoeveel medewerkers werken er nog dagelijks op kantoor? Is 5 dagen per week schoonmaken nog nodig, of volstaat 3 dagen? Is de bezetting op bepaalde verdiepingen gedaald? Elk uur dat je schrapt van het plan, scheelt direct in de kosten.
2. Onderscheid basisschoonmaak en periodiek onderhoud
Veel contracten bundelen dagelijkse schoonmaak, periodiek onderhoud (raamwassen, tapijtreinigen) en glasbewassing in één bedrag. Door die componenten te splitsen, zie je wat elk onderdeel kost en kun je gerichter besparen.
3. Vergelijk bij de volgende verlengingsdatum
Vraag minimaal 3 maanden voor de einddatum offertes op bij 2 à 3 alternatieve schoonmaakbedrijven. Gebruik die offertes als onderhandelingsinstrument bij je huidige leverancier. Schoonmaakbedrijven hebben liever een bestaande klant die blijft dan een nieuwe klant werven.
4. Check de indexeringsclausule
Vraag: aan welke index is de prijs gekoppeld? Hoe hoog was de stijging de afgelopen 3 jaar? Is dat conform de clausule? Indexering die hoger is dan contractueel is afgesproken, is een grond voor herstelactie of vroegtijdige opzegging.
Hoe zeg je een schoonmaakcontract op?
Schoonmaakcontracten hebben doorgaans een opzegtermijn van 1 tot 3 maanden voor de einddatum. Zo ga je te werk:
- Zoek je contract op en noteer de einddatum en opzegtermijn.
- Plan de opzegdeadline in je agenda, dat is de einddatum minus de opzegtermijn.
- Stuur de opzegging schriftelijk per e-mail met ontvangstbevestiging.
- Vraag intussen offertes op bij alternatieve schoonmaakbedrijven.
- Sluit een nieuw contract af op basis van een actueel uren- en frequentieplan.
Wat vraag je aan een nieuwe aanbieder?
- Prijs per uur inclusief materiaalkosten
- Frequentieplan en urenverdeling per ruimte
- Welke taken zijn inbegrepen en welke niet (bijv. glasbewassing, tapijtreinigen)
- Contractduur en opzegtermijn
- Indexeringsclausule (aan welke index en hoe hoog was die de afgelopen 3 jaar?)
- Kwaliteitsborgingssysteem (hoe wordt de kwaliteit gecontroleerd en bijgestuurd?)
Let op: goedkoopste is niet altijd het beste bij schoonmaak. Een te laag tarief leidt tot te weinig uren of te laag betaald personeel en daarmee tot lagere kwaliteit. Vergelijk op prijs én kwaliteitsborging.
Veelgestelde vragen
Hoe lang loopt een schoonmaakcontract gemiddeld?
Meestal 1 tot 2 jaar met automatische verlenging. Opzegtermijnen variëren van 1 tot 3 maanden voor de einddatum.
Kan ik tussentijds van schoonmaakbedrijf wisselen?
Alleen als het contract een tussentijdse opzegmogelijkheid bevat of als je een gegronde klacht hebt die niet is opgelost. Anders ben je gebonden aan de looptijd.
Moet ik het personeel overnemen als ik van schoonmaakbedrijf wissel?
Dat hangt af van de situatie. In de schoonmaakbranche geldt bij contractovername soms de verplichting om personeel over te nemen (overgang van onderneming). Bespreek dit vooraf met de nieuwe aanbieder en check de cao-bepalingen.
Hoe weet ik of mijn schoonmaakcontract marktconform is?
Vraag offertes op bij 2 à 3 alternatieve aanbieders op basis van hetzelfde uren- en frequentieplan. Zo krijg je een directe vergelijking. Is het verschil meer dan 15%? Dan is actie op zijn plaats.